ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ADYACENTIA – SOLUCIONISTAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Versión: 1.0

Marco Normativo: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), Constitución Política de Colombia y demás normas concordantes.

1. OBJETO

El presente Acuerdo tiene como finalidad regular el tratamiento de los datos personales suministrados a ADYACENTIA durante la ejecución de diagnósticos, consultorías, contratos, órdenes de trabajo, soporte técnico, automatizaciones, desarrollos de software, proyectos de Inteligencia Artificial, capacitaciones, investigaciones, eventos y cualquier otro servicio ofrecido por la compañía.

ADYACENTIA actuará como Responsable del Tratamiento cuando determine las finalidades y medios del tratamiento, y como Encargado del Tratamiento cuando procese datos por cuenta de un cliente, conforme al alcance contractual definido.

2. DEFINICIONES

Para efectos del presente acuerdo se entenderá por:

Dato Personal: Información asociada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato Sensible: Información cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del titular o generar discriminación, incluyendo datos biométricos, de salud, orientación política, religiosa, sindical, origen étnico, entre otros.
Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, transmisión, actualización, organización, análisis, conservación, supresión o cualquier otra operación realizada sobre datos personales.
Titular: Persona natural propietaria de los datos.
Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la finalidad y tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Quien trata datos personales por cuenta del Responsable.

3. PRINCIPIOS

ADYACENTIA desarrollará el tratamiento de datos bajo los principios de:

Legalidad.
Finalidad.
Libertad.
Transparencia.
Veracidad y calidad.
Acceso y circulación restringida.
Seguridad de la información.
Confidencialidad.
Responsabilidad demostrada (Accountability).
Privacidad desde el diseño y por defecto cuando sea técnicamente viable.

4. DATOS QUE PODRÁN SER TRATADOS

Dependiendo del servicio contratado, ADYACENTIA podrá tratar:

Nombre completo.
Documento de identidad.
Cargo.
Empresa.
Dirección.
Ciudad.
Teléfono.
Correo electrónico.
Información contractual.
Información tributaria.
Información financiera necesaria para facturación.
Información técnica.
Direcciones IP.
Registros de acceso.
Información de proyectos.
Archivos suministrados por el cliente.
Bases de datos entregadas para procesamiento.
Información contenida en reuniones, diagnósticos o sesiones de trabajo.

Los datos sensibles solo serán tratados cuando exista autorización expresa del titular o una habilitación legal aplicable. Su suministro será, en principio, facultativo.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos podrán utilizarse para:

Ejecutar contratos.
Elaborar propuestas comerciales.
Realizar diagnósticos tecnológicos.
Desarrollar soluciones de Inteligencia Artificial.
Automatizar procesos.
Gestionar proyectos.
Atender solicitudes de soporte.
Emitir facturación.
Cumplir obligaciones legales y tributarias.
Gestionar reuniones.
Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios.
Realizar seguimiento a proyectos.
Gestionar incidentes de seguridad.
Cumplir obligaciones contractuales.
Generar estadísticas internas utilizando, cuando sea posible, información anonimizada o agregada.
Mejorar procesos internos.

Los datos no serán vendidos, arrendados ni comercializados como bases de datos.

6. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Cuando la prestación del servicio implique el uso de herramientas de Inteligencia Artificial:

Se procurará minimizar los datos personales utilizados.
Se privilegiará el uso de configuraciones orientadas a proteger la privacidad.
Se evitará incorporar información confidencial en servicios públicos cuando ello no sea necesario o autorizado.
Los resultados generados mediante IA podrán ser revisados por personal especializado antes de su entrega.
El cliente será informado cuando la naturaleza del servicio implique procesamiento mediante herramientas de IA.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ADYACENTIA implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información, incluyendo, cuando corresponda:

Control de accesos.
Gestión de privilegios.
Cifrado durante la transmisión cuando sea técnicamente viable.
Copias de seguridad.
Registros de auditoría.
Autenticación de usuarios.
Gestión de incidentes.
Capacitación del personal.
Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, ADYACENTIA aplicará controles razonables acordes con la naturaleza del servicio y los riesgos identificados.

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Cuando sea necesario utilizar proveedores tecnológicos, plataformas en la nube o servicios de terceros para la ejecución del contrato, ADYACENTIA procurará seleccionar proveedores adecuados para el tratamiento de la información y adoptará las medidas contractuales y técnicas razonables para proteger los datos personales, de conformidad con la legislación aplicable.

9. DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá:

Conocer sus datos.
Solicitar actualización.
Solicitar rectificación.
Solicitar corrección.
Solicitar prueba de la autorización cuando sea procedente.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
Revocar la autorización en los casos previstos por la ley.
Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
Presentar consultas y reclamos conforme a la normativa vigente.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes deberán contener:

Nombre del titular.
Documento de identidad.
Información de contacto.
Descripción de la solicitud.
Documentos de soporte cuando corresponda.

ADYACENTIA responderá conforme a los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.

Correo para atención de solicitudes:

11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir:

La finalidad para la cual fueron recolectados.
Obligaciones legales.
Obligaciones contractuales.
Requerimientos contables, tributarios o regulatorios.

Una vez finalizada la necesidad de conservación, los datos podrán eliminarse, anonimizarse o archivarse conforme a la ley.

12. INFORMACIÓN DEL CLIENTE

Toda información entregada por el cliente continuará siendo de su propiedad.

ADYACENTIA no utilizará dicha información para fines distintos a los autorizados.

La información obtenida durante consultorías, diagnósticos, automatizaciones o desarrollos estará protegida además por el Contrato Marco y el Acuerdo de Confidencialidad (NDA).

13. CONFIDENCIALIDAD

Todo colaborador, contratista o tercero que tenga acceso a información personal deberá mantener estricta reserva respecto de la misma.

La obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de terminada la relación contractual, en la medida prevista por la ley y por los acuerdos suscritos.

14. MODIFICACIONES

ADYACENTIA podrá actualizar el presente acuerdo para adaptarlo a cambios legales, tecnológicos o de operación.

La versión vigente estará disponible para consulta por los medios que la empresa disponga.

15. ACEPTACIÓN

El titular declara que ha sido informado sobre las finalidades del tratamiento, sus derechos y los mecanismos para ejercerlos.

Con la firma del presente documento o mediante la aceptación expresa por medios físicos o electrónicos, autoriza el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí establecidos y en la medida permitida por la legislación colombiana.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ADYACENTIA

Representante Legal:

NIT:

Correo de contacto:

Dirección:

TITULAR DE LOS DATOS

Nombre:

Documento:

Empresa:

Correo electrónico:

Firma:

Fecha: